Eindgebruikerslicentieovereenkomst (EULA) – OpenDIS Add-in voor Outlook
Versie: 2 juli 2025
Deze Eindgebruikerslicentieovereenkomst (“Overeenkomst”) is een juridisch bindende overeenkomst tussen jou (“Klant”) en R.E.D. Systemen (“Licentiegever”) en is van toepassing op het gebruik van de softwaretoepassing “OpenDIS Add-in voor Outlook” (hierna: “de Add-in”), die gekoppeld is aan de OpenDIS-omgeving van de Klant.
Door de Add-in te installeren of te gebruiken, verklaart de Klant zich akkoord met deze Overeenkomst. Als je deze voorwaarden niet aanvaardt, mag je de Add-in niet gebruiken.
1. Licentie en gebruiksrecht
1.1 Licentieverlening
De Add-in wordt in licentie gegeven, niet verkocht. Bij acceptatie van een bestelling verleent de Licentiegever aan de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, beperkte licentie om de Add-in te gebruiken, uitsluitend voor interne bedrijfsdoeleinden in combinatie met de eigen OpenDIS-omgeving.
1.2 Gebruik door eindgebruikers
De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van de toegang tot de Add-in door eindgebruikers binnen de organisatie, en voor elk gebruik dat in strijd is met deze Overeenkomst.
1.3 Beperkingen
De Klant mag niet (tenzij wettelijk toegestaan of uitdrukkelijk overeengekomen met de Licentiegever):
- de Add-in kopiëren, wijzigen, decompileren, reverse-engineeren of afgeleide werken maken;
- de Add-in gebruiken voor onwettige doeleinden;
- delen van de Add-in los distribueren, verkopen, verhuren, of in sublicentie geven;
- technische beveiligingen of gebruiksbeperkingen proberen te omzeilen.
2. Verwerking van gegevens
2.1 E-mailanalyse en gegevensverwerking
De Add-in leest de inhoud en headers van e-mails binnen Microsoft Outlook. Deze informatie wordt via een beveiligde verbinding verzonden naar de OpenDIS-omgeving van de Klant, waarin deze gegevens worden vergeleken met bestaande klantdata. Op basis hiervan doet de Add-in suggesties voor relevante metadata zoals afzender, rubriek, dossier en labels.
Indien de gebruiker dat wenst, kan de voorgestelde metadata worden toegevoegd aan de e-mail. Vervolgens kan de e-mail – inclusief deze metadata – worden gearchiveerd in OpenDIS.
2.2 Opslag en eigendom
Alle verwerkte gegevens blijven eigendom van de Klant. De Licentiegever verwerkt deze uitsluitend ten behoeve van de Klant en slaat deze tijdelijk of blijvend op binnen de infrastructuur van OpenDIS.
2.3 Privacy en beveiliging
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de geldende privacywetgeving, waaronder de AVG (GDPR). De Licentiegever neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen.
2.4 Subverwerkers
De Licentiegever kan gebruik maken van subverwerkers voor hosting, support of monitoring, mits deze voldoen aan vergelijkbare beveiligings- en privacyvoorwaarden.
3. Intellectuele eigendom
Alle rechten, titels en belangen in de Add-in en bijbehorende documentatie blijven eigendom van de Licentiegever of diens licentiegevers. De Klant verkrijgt enkel de rechten die uitdrukkelijk in deze Overeenkomst zijn verleend.
4. Aansprakelijkheid
4.1 Beperking van aansprakelijkheid
De totale aansprakelijkheid van de Licentiegever voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan het incident heeft betaald voor het gebruik van de Add-in, met een maximum van € 100.000.
4.2 Uitsluiting van indirecte schade
De Licentiegever is niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstilstand, behalve indien veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid.
5. Looptijd en beëindiging
5.1 Looptijd
De looptijd van deze Add-in loopt gelijk met de looptijd van de OpenDIS-dienst van de Klant.
5.2 Beëindiging
Beëindiging van deze Overeenkomst vindt plaats conform de algemene voorwaarden van de Licentiegever. Bij ernstige contractbreuk kan onmiddellijke beëindiging plaatsvinden. Na beëindiging dient de Klant het gebruik van de Add-in te staken.
6. Overige bepalingen
6.1 Toepasselijk recht
Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rechtbank Zeeland-West-Brabant.
6.2 Deelovereenkomst
Deze Overeenkomst vormt een deelovereenkomst en is van toepassing op het gebruik van de Outlook Add-in. Zij vormt een aanvulling op de algemene voorwaarden en de hoofdlicentieovereenkomst met betrekking tot het gebruik van OpenDIS. Wijzigingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
6.3 Niet-overdraagbaarheid
De Klant mag deze overeenkomst of de rechten daaruit niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Licentiegever.
7. Definities
- Klant: De natuurlijke of rechtspersoon die gebruikmaakt van de Add-in.
- Add-in: De Outlook-invoegtoepassing ontwikkeld en geleverd door R.E.D. Systemen.
- OpenDIS: De webapplicatie die dient als digitaal archiefsysteem van de Klant en met de Add-in is gekoppeld.
- Persoonsgegevens: Informatie als bedoeld in de AVG.
- Licentiegever: R.E.D. Systemen, ontwikkelaar en aanbieder van de Add-in en OpenDIS.
