Algemeen
Via het menu Beheer → Mijn bedrijf → Instellingen kom je terecht in het instellingenvenster van je bedrijf. In dit scherm heb je de mogelijkheid om verschillende instellingen en functionaliteiten te activeren of te deactiveren.
Zichtbaarheid dossiers beperken
Als je deze functie aan zet dan zijn dossiers alleen nog maar zichtbaar voor gebruikers die via dossiergroepen toegang hebben tot het dossier. Dit geldt dus ook voor de filter- en zoekvelden “dossier”.
Gebruik scenario:
Wanneer gebruikers alleen dossiers mogen inzien binnen hun eigen dossiergroep, en de verwerking van de wachtrij (gedeeltelijk) centraal is georganiseerd. Deze werkwijze komt vaak voor bij gemeenten, franchiseorganisaties en bedrijven met 25 of meer gebruikers.
Zichtbaarheid uploads beperken
Als je deze functie ingeschakeld, zijn geüploade documenten uitsluitend zichtbaar voor de gebruiker die het document heeft geüpload. Zodra een document aan een dossier is gekoppeld, kunnen ook gebruikers met toegang tot dat dossier het document inzien. Documenten die nog niet zijn gekoppeld aan een dossier, zijn zichtbaar voor gebruikers met de rol “Upload beheerder”.
Gebruik scenario:
Als gebruikers zelf veel documenten uploaden. Deze functie voorkomt namelijk dat iedereen dan elkaars uploads in de wachtrij zien.
Wachtrij vasthouden
Als je deze functie ingeschakeld worden documenten niet automatisch geplaatst in “Mijn inbox” wanneer er een dossier gekoppeld is.
Gebruik scenario:
Bij centrale postverwerking bepaalt de postverwerker de status van alle inkomende post. Nadat de postverwerker alle verwerkingen heeft voltooid, kan deze gebruiker de status van de post aanpassen, zodat deze direct in de juiste “Mijn inbox” verschijnt. Dan kunnen alle gebruikers hun post in hun “Mijn inbox” vinden.
Document eigenaarschap
Als je deze functie ingeschakeld kunnen gebruikers gekoppeld worden aan uploads. Eigenaarschap wordt gekoppeld aan: handmatige uploads, OpenDIS Uploader, Scanner accounts en e-mail postvakken.
Gebruik scenario:
Post en e-mail welke door de gebruiker is geüpload wordt dan altijd traceerbaar voor de gebruiker. Dit wordt veel gebruikt wanneer er veel met e-mail of decentrale postverwerking gewerkt wordt.
OpenDIS Taken
Als je deze functie ingeschakeld wordt de functie “OpenDIS Taken” bruikbaar.
Gebruik scenario:
Wanneer je snel een taak aan elkaar wil kunnen toewijzen.
Bestandsnaam sjabloon
Deze functie staat standaard ingeschakeld.
Wanneer deze functie is ingeschakeld, wordt de automatische naamgeving geactiveerd. Dit betekent dat bij een sjabloonmatch het bestand automatisch de naam ontvangt die is gedefinieerd door het naamsjabloon. Met de bulkactie “Namen genereren” of met de “Toverstaf” voor naamgeneratie wordt ook dit naamsjabloon gebruikt.
Gebruik scenario:
Wanneer bestanden een leesbare naam moeten hebben.
